Registrierkassenpflicht für Hüttenwirte

Frage: Was versteht man unter Registrierkassenpflicht?

Antwort: Unter der Registrierkassenpflicht versteht man die Verpflichtung, alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen. Diese Verpflichtung besteht generell seit 1. Jänner 2016, es gibt aber eine Übergangsfrist.
 

Warum wurde die Registrierkassenverpflichtung eigentlich eingeführt?

Mit der Registrierkassenpflicht sollen Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen bekämpft werden, um so faire Rahmenbedingungen für den Wettbewerb zu schaffen. Letztlich dient sie aber wohl auch der Refinanzierung der Steuerreform.
 

Was gilt als Registrierkasse?

Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden und Belege ausstellen kann. Das können auch serverbasierte Lösungen sein, etwa Software, die auf PCs, Laptops, Smartphones oder Tablets installiert wird. Zusätzlich muss dann ein Drucker angeschlossen werden.
 

Für welche Hütten-Betreiber gilt die Registrierkassenpflicht?

Eine elektronische Registrierkasse wird 2016 ab einem Jahresumsatz von € 15.000 verpflichtend, sofern die Barumsätze € 7.500 überschreiten. Viele Hütten haben jetzt schon eine Registrierkasse, die meisten anderen werden nun eine brauchen. Denn die Umsatz- und Barumsatzgrenzen sind sehr niedrig angesetzt. Vor allem wenn man bedenkt, dass auf Hütten zumeist bar gezahlt wird, wobei ohnehin auch Kartenzahlung als Barumsatz gilt.
 

Brauchen auch kleine Almhütten ohne Strom und oberhalb der Baumgrenze eine Registrierkasse? Gibt es Ausnahmen?

Wenn sie die Umsatzgrenzen überschreiten, ja. Nur wer eine Selbstversorgerhütte betreibt oder eine Hütte ehrenamtlich wartet, wird sich über die Registrierkassen-Verpflichtung keine großen Gedanken machen müssen.

• Eine Lösung für Hütten ohne konstanter Stromversorgung sind eventuell Kassensysteme, die mit Akkus betrieben werden können. Es besteht außerdem die Möglichkeit, Umsätze nachträglich zu erfassen  (etwa nach einem Stromausfall) - das muss aber „ohne unnötigen Aufschub“ geschehen.

Mein Betrieb überschreitet 2016 die Umsatzgrenzen – ab wann genau brauche ich eine Registrierkasse?

Bis zur verpflichtenden Verwendung einer Registrierkasse gibt es eine Übergangsfrist. Sobald der Hüttenwirt die oben genannten Grenzen erstmals überschreitet, muss er mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben. Überschreitungen vor dem 1.1.2016 werden nicht berücksichtigt.

Zwei Praxisbeispiele:

• Monatlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im Februar 2016 die Umsatzgrenzen: Registrierkassenpflicht ab 1. Juni 2016.
• Vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im Februar 2016 die Umsatzgrenzen: Registrierkassenpflicht ab 1. Juli 2016.

Was passiert, wenn ich trotz Überschreitung der Umsatzgrenzen keine Registrierkasse benutze? Wie oft wird kontrolliert?

Das ist als Finanzordnungswidrigkeit grundsätzlich strafbar, wobei der Strafrahmen bis zu 5.000 Euro beträgt. Es gilt allerdings bis inklusive dem zweiten Quartal 2016 eine Toleranzregelung: Wer bis dahin plausible Gründe – etwa Lieferverzug oder keine Möglichkeit zur Einschulung in das Kassensystem – vorbringen kann, sollte nicht gestraft werden. Das gilt auch für die Belegerteilungspflicht.

Kontrolliert wird durch Organe des Finanzamts. In welcher Intensität ist derzeit noch unklar. Der Wirtschaftskammer Österreich wurden bisher noch keine Strafen zugetragen.
 

Was ist neu für Hüttenwirte, die schon jetzt eine Registrierkasse verwendet haben?

Ein wesentlicher Unterschied ist, dass die Kassa ab 2017 durch eine technische Sicherheitseinrichtung ergänzt werden muss. Die sogenannte „vereinfachte Losungsermittlung“ bis zu einem Jahresumsatz von 150.000 Euro fällt weg. Wer über 15.000 Jahresumsatz kommt, muss jeden Umsatz einzeln und elektronisch erfassen („Einzelaufzeichnungspflicht“). Zudem gilt ab 1.1.2016 die Belegerteilungspflicht – auch für jene Betreiber, die die Umsatzgrenze nicht überschreiten und somit auch keine elektronische Registrierkasse brauchen.
 

Ab 1. Jänner 2017 müssen Registrierkassen zusätzlich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung versehen werden. Was genau ist das?

Die Sicherheitseinrichtung soll die Barumsätze mit einer elektronischen Signatur verketten – daher: Jeder Barumsatz wird dann digital signiert, auf den Bons ist diese Signatur in Form eines QR-Codes oder Zahlencodes sichtbar. Dadurch sollen Manipulationen verhindert werden.

Wie die technischen Details dieser Sicherheitseinrichtung aussehen werden (Chipkarten, USB-Stick etc.), ist indes noch nicht bekannt.

Wichtig: Seitens der Wirtschaftskammer wird empfohlen, sich beim Kauf neuer Registrierkassen beim Hersteller versichern zu lassen, dass das Gerät mit der geforderten Aufrüstung kompatibel sein wird oder sie jetzt schon beinhaltet. Am einfachsten werden sich wohl Server-basierte Software-Systeme upgraden lassen.
 

Was ist die ebenfalls seit 1. Jänner 2016 geltende Belegerteilungsverpflichtung?  Für wen gilt sie?

Die ebenfalls seit Jahresbeginn geltende Belegerteilungspflicht besagt, dass der Unternehmer über jede empfangene Barzahlung einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen hat. Diese Verpflichtung ist unabhängig vom Jahresumsatz und gilt somit auch für Wirte, die aufgrund einer Unterschreitung des Jahresumsatzes keine elektronische Registrierkasse benötigen.

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung

Welche Förderungen oder mögliche Kostenreduzierungen gibt es im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht?

Die Kosten der Anschaffung oder Umrüstung können im gleichen Jahr zur Gänze steuerlich abgeschrieben werden (Beilagenformular E 108c). Zusätzlich kann beim Finanzamt für den Kauf eine Prämie von 200 Euro geltend gemacht werden.
 

Wieviel kostet mich die Anschaffung einer für Hütten geeigneten Registrierkasse? 

Die Bandbreite ist sehr groß und reicht von einigen hundert Euro bis zu mehreren tausend Euro. Die Kosten hängen stark von den jeweiligen Bedürfnissen ab – je nach Hüttengröße wird man unterschiedliche Kassensysteme benötigen: Brauche ich nur eine oder mehrere Kassen (etwa für einen zusätzlichen Hüttentaxi-Betrieb)? Wie viele Warengruppen habe ich? Brauche ich Zubehör wie Tablets und Ordermans bzw. Akkus?

Eine der günstigsten Varianten, und besonders für kleine Hütten geeignet, ist eine Software, die sich aufs Smartphone oder Tablet installieren und mit einem handlichen Drucker verbinden lässt.

AV-Hüttenreferent Peter Kapelari empfiehlt z.B. das System Ready2order, mit dem man einfach bonieren und drucken kann. Die ab 2017 geltende Signaturpflicht ist hier laut Hersteller schon integriert. Die App kostet 349 Euro samt Gerät. Hinzu kommt eine monatliche Gebühr zwischen 19 und 39 Euro oder 1% des Umsatzes (Flex-Version). In der umsatzfreien Zeit fallen keine Gebühren an. Voraussetzung für das System ist allerdings eine Internetverbindung.

Wie schon erwähnt, können die Kosten der Anschaffung im gleichen Jahr zur Gänze abgeschrieben werden bzw. kann beim Finanzamt eine Prämie von 200 Euro beantragt werden.
 

Wie groß/schwer sind eigentlich solche Registrierkassen? Überstehen sie die Kälte des Winterhalbjahres auf der Hütte?

Auch hier gibt es eine große Bandbreite. App-Lösungen können sogar vom Handy aus bedient werden, hier braucht es lediglich einen kompakten Bondrucker. Aber auch integrierte Geräte sollten nicht mehr als 5 Kilo auf die Waage bringen. Die muss man in der Winterpause aber wohl oder übel ins Tal mitnehmen. Elektronische Geräte, die man im Winter auf den Berghütten zurücklässt, sind erfahrungsgemäß spätestens nach 2 Jahren kaputt – bedingt durch Feuchtigkeit und Kälte.
 

Gilt die Registrierkassenpflicht auch für Trinkgelder?

Trinkgelder, die direkt dem Hüttenwirt zufließen, sind Bareinnahmen des Unternehmers. Für sie besteht also auch Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Trinkgelder für die Leistung eines Arbeitnehmers sind hingegen nicht für die Berechnung der Umsatzgrenzen heranzuziehen.
 

Hüttenwirte machen im Winter oft Pause – muss  der Jahresabschluss trotzdem verpflichtend am 31.12. gemacht werden?

Laut Erlasstext müssen Unternehmer, die Saisonbetriebe haben, am 31. Dezember nicht extra deswegen ihren Betrieb aufsuchen. Sie können den Jahresbeleg unmittelbar zu Saisonende erledigen, spätestens jedoch am 31. Dezember.
 

Viele Hütten haben keine konstante Stromversorgung (z.B. aus Solaranlagen). Was ist zu tun, wenn die Kassa wegen einer unterbrochenen Stromzufuhr hinunterfährt?

Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze nach zu erfassen.

Jeder Ausfall der Registrierkasse muss ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline oder direkt dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden.
 

Sind Tischabrechnungen (als eine einzelne zu erfassende Bareinnahme) möglich?

Ja, eine Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden. Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Kunden übergeben wird. Voraussetzung ist, dass die Kunden des Gesamttisches einzeln zeitnah bezahlen wollen.
 

Wo kann ich mich zum Thema Registrierkassenpflicht zusätzlich informieren bzw. Hilfe aufsuchen?

Es gibt einen Online-Ratgeber der Wirtschaftskammer, der die wichtigsten Fragen schnell und einfach beantwortet. Dort findet sich auch eine Liste von Kassensystem-Anbietern für unterschiedliche Branchen.

Weitere Infos und Antworten auf Detailfragen gibt es hier.
 

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